L'extranet copropriété : une obligation et un outil pour fidéliser voire attaquer le marché
L'extranet copropriété, une obligation loi Alur
En application de la loi Alur du 24.03.2014, et depuis le 01.01.2015, pour les copropriétés dont il assure la gestion, un syndic professionnel est tenu de proposer en assemblée générale un « accès en ligne sécurisé » (autrement dit un « extranet ») aux « documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ».
Ainsi, à moins d'une dispense par décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires, prise à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires), tout syndic professionnel doit être en mesure d'activer un accès extranet sécurisé pour ses clients.
Pourquoi mettre en place un extranet copropriété ?
Sa vocation première est de permettre un accès sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou du lot géré.
Cette obligation vise à garantir une meilleure transparence dans la gestion des copropriétés tout en apportant une certaine plus-value. En effet, en fonction des capacités de votre outil, l'extranet peut représenter :
un axe de différenciation avec la concurrence,
un moyen d'attaquer de nouveaux marchés,
une stratégie de fidélisation grâce à la satisfaction des copropriétaires et du conseil syndical, mieux informés et plus aptes à communiquer facilement ensemble.
ATTENTION : Cette prestation de service doit être totalement incluse dans votre forfait annuel et ne peut donner lieu à des honoraires spécifiques (cf. décret 2015-342 du 26.03.2015)
Que faire en cas de dispense ?
En cas de décision régulièrement adoptée par l'assemblée générale et antérieurement à la conclusion du contrat annuel, la prestation considérée n'est pas incluse dans le forfait.
Si, en cours de contrat, l'assemblée générale dispense le syndic de la mise en place d'un service d'accès en ligne aux documents dématérialisés, le montant forfaitaire annuel est alors imputé soit :
d'un montant convenu entre les parties.
d'un montant TTC facturé par le tiers exerçant cette tâche au prorata temporis de la période restant à courir jusqu'à la date d'exigibilité de la rémunération.
Quels sont les éléments obligatoires ?
Tout d'abord, il est essentiel que l’accès soit « différencié » selon la fonction de l'abonné. Un copropriétaire ne peut avoir accès aux documents dédiés au conseil syndical.
Pour le conseil syndical : L'extranet permet de contrôler la gestion administrative (courriers, contrats, avenants...), technique (diagnostic, entretien..) et comptable (relevés bancaires, bordereaux de chèques, avis de virement...).
Pour les copropriétaires : L'extranet doit donner accès aux documents permettant de contrôler les charges, d'établir le dossier à remettre avant la promesse de vente...
Le décret du 23 mai 2019 précise la liste minimale des documents de gestion de l'immeuble et relatifs aux lots gérés devant être mis à disposition des copropriétaires d'une part, et des membres du conseil syndical d'autre part, sur l’extranet des syndics.
À compter du 1er juillet 2020 :
Pour l’ensemble des copropriétaires, les documents devant être mis à disposition sont :
Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés;
La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée;
Le carnet d'entretien de l'immeuble;
Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité;
Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité;
L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat;
Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours;
Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées;
Le contrat de syndic en cours.
Les documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition sont :
Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années (à compter du 1er juillet 2020).
Les documents accessibles aux seuls membres du conseil syndical sur l'espace en ligne sécurisé dédié, sont :
Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 ;
La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 (loi "Hoguet").
Dans les faits :
D'après le baromètre de satisfaction des copropriétaires envers leur syndic publié par clcv.org et Notre Temps* :
Seulement 35% des immeubles sont dotés d'un extranet, et 28% des sondés ne savent pas si une solution d'extranet est en place dans leur copropriété.
Dans 95% des cas d'absence d'extranet, cette résolution n'a simplement pas été inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Donc, dans 1 copropriété sur 3, le syndic n'a pas respecté son obligation.
63% des sondés utilisent leur extranet. On remarque que les membre du conseil syndical sont plus enclins à l'utiliser (68%) que les copropriétaires (57%).
Ceux qui ne l'utilisent pas évoquent les raisons suivantes :
18% par manque de maîtrise de l'outil informatique ou de matériel informatique.
24% ne se sentent pas impliqués dans la vie de la copropriété.
28% se désintéressent du principe-même de l’Extranet.
42% le peu d'intérêt que présente le contenu.
Le conseil du Coach Immo : Utilisez des solutions répondant aux obligations et qui apportent dans le même temps une véritable plus-value aux copropriétaires. Le secret pour les intéresser à cet outil est de les impliquer dans la vie de la copropriété. Cela passe notamment par le fait de faciliter les échanges entre copropriétaires d'une part, mais aussi avec le conseil syndical et le syndic, via un forum de discussion par exemple.
Quelle solution extranet de copropriété choisir ?
Nous ne pouvions clôturer cet article sans vous suggérer une solution qui inclut un bel outil d'extranet de copropriété. Ainsi, nous vous invitons à découvrir l’interview du Groupe KEL qui développe des solutions et services à destination des syndics et administrateurs de biens depuis plus de 30 ans.
Comment aidez-vous les syndics à honorer leurs obligations et satisfaire leur clientèle ?
Nous accompagnons nos clients syndics à chaque étape du développement de leur activité avec des solutions adaptées à leurs problématiques métiers. Ils peuvent s’appuyer au quotidien sur la plateforme en ligne qui réunit tous les outils indispensables à leur mission : gestion comptable, gestion des incidents, gestion bancaire, gestion des assemblées générales….
La solution est intelligente et leur permet d’automatiser les tâches les plus fastidieuses et notre équipe prend le relai pour les accompagner notamment sur la gestion comptable de leurs copropriétés : reprise des copropriétés, rapprochements bancaires, préparation de l’arrêté comptable… Le syndic peut ainsi gagner du temps à consacrer à des missions plus porteuses de valeur ajoutée : présence sur le terrain, démarchage de copropriétés… Nous nous positionnons comme partenaires et restons à l’écoute de nos clients pour toute question relative à notre solution ou tout simplement pour échanger sur des problématiques liées à leurs missions en tant que syndic.
Parmi les outils interfacés à la solution on retrouve un extranet pour les copropriétaires : Gérer-ma-Copro. Il permet au syndic de donner aux copropriétaires un accès en temps réel à la comptabilité de la copropriété ainsi qu’à leur propre historique comptable. Ils peuvent y retrouver les documents envoyés par leur syndic et utiliser la messagerie intégrée à la plateforme pour contacter le gestionnaire en cas de problème et suivre la résolution de l’incident. Cet outil en ligne permet au syndic de mettre en avant à la fois son professionnalisme et la transparence de sa gestion.
Comment cette solution peut-elle être intéressante pour les agences qui souhaitent se diversifier et proposer des solutions de syndics ?
KEL Syndic 360 est une solution clés-en-mains. Une agence qui souhaite se diversifier et lancer un service de gestion de copropriété y trouvera tout le nécessaire pour développer son activité en toute sérénité : une solution logicielle complète et 100% web, une équipe de spécialistes en gestion de copropriété, formés et opérationnels immédiatement, un extranet performant pour ses copropriétaires…
Nous proposons également d’accompagner le syndic dans le démarchage auprès de nouvelles copropriétés en lui mettant à disposition des outils pour qu’il puisse se présenter plus efficacement : un site internet clés-en-main avec son propre nom de domaine et une adresse email associée, des supports de présentation de l’extranet (documentation, site internet dédié, vidéo…)…
Enfin le modèle économique de notre solution est également adapté au lancement d’activité puisque nous proposons une formule sans investissement de départ et sans engagement. Nous limitons donc au maximum la prise de risque financier pour le syndic surtout en phase de lancement. L’abonnement s’adapte ensuite à la croissance du portefeuille puisque la facturation se fait en fonction du nombre de lots gérés par le syndic.
Quels sont vos projets, vos objectifs ou vos innovations à venir ?
Nos développeurs travaillent en continu sur nos solutions tant en syndic qu’en gestion locative pour intégrer à nos plateformes en ligne d’autres innovations technologiques. Nous sommes également en train d’accueillir de nouveaux collaborateurs pour être en mesure d’accompagner le plus efficacement possible nos clients dans le développement de leur activité.
Proposer des solutions encore plus intuitives et être toujours plus réactif face aux problématiques quotidiennes des syndics et administrateurs de biens est une priorité absolue au sein du Groupe KEL.
Pour en savoir plus sur le Groupe KEL et ses solutions innovantes pour le syndic et la gestion locative : www.kel.fr
