Tracfin : les obligations et risques de l'agent immobilier
Le « Tracfin » (acronyme signifiant Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins) est un enjeu majeur de la politique publique. Il s’agit d’un dispositif visant à lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB/FT). Le secteur de l’immobilier est particulièrement touché par ces risques.
Son objectif est de détecter de manière pertinente les personnes et opérations à risque et de les signaler à Tracfin. Pour être efficace, le dispositif nécessite l’implication des professionnels de l’immobilier, qu’ils soient dirigeants, salariés ou mandataires, dans les domaines de la transaction, location et/ou syndic de copropriété.
Quelles sont les obligations Tracfin de votre agence immobilière ?
Chaque agence (location, transaction, syndic de copropriété) doit mettre en place un système d’évaluation et de gestion des risques LBC/FT qui doit être formalisé, actualisé et exhaustif.
Pour cela, et au titre de votre obligation de vigilance, vous devez :
Désigner un responsable de l’analyse des risques et de la définition des procédures. Il doit avoir une connaissance suffisante des typologies du blanchiment et de l’exposition de l’agence aux risques de LCB/FT.
Cartographier les risques propres à votre agence selon la nature des produits et services offerts, des caractéristiques clients… Cette évaluation et classification des risques doit être régulièrement actualisée en fonction du contexte de l’agence et des données externes (rapports Tracfin, CNS, documentation GAFI…).
Formaliser une procédure retraçant l’ensemble de la démarche du professionnel. Ce document doit être communiqué à toute l’équipe, afin que chacun puisse suivre le protocole pour toute relation client, et durant tout la durée de l’affaire.
Former vos équipes (salariés et collaborateurs) au dispositif Tracfin. Vous devez aussi veillez à la mise à jour de leurs connaissances et les informez régulièrement des évolutions du dispositif, du contexte de risques de l’agence, et de la procédure. Nous avons justement le module de formation en ligne Tracfin idéal pour vous et vos collaborateurs.
Dans le cadre du respect de la confidentialité dans l’exercice du droit de la communication, vous devez nommer un déclarant et un correspondant. Ces personnes sont les seuls à pouvoir communiquer avec le dispositif Tracfin. Le déclarant s’occupe d’effectuer les déclarations de soupçon. Le correspondant répond aux demandes de Tracfin, il informe vos collaborateurs, peut donner ses recommandations. Ces personnes doivent être connues de tous vos collaborateurs, et officiellement communiquées à Tracfin lors de votre première déclaration.
Au titre de votre obligation de déclaration : Si la licéité concernant l’origine des sommes engagées, son utilisation, ou l’identité de l’acheteur n’est pas avérée, vous (ou plutôt votre « déclarant ») devez réaliser une déclaration de soupçon.
ATTENTION: Pour des raisons de confidentialité, durant toute la procédure de déclaration de soupçon, ni le client, ni un tiers, ne doit être informé.
Quels sont les risques encourus ?
Le code de déontologie des agents immobiliers indique que vous devez respecter les lois et règlements. De fait, vous devez honorer les obligations de vigilance et de déclaration dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
En cas de contrôle par la Direction Départementale de la Protection des Populations (ex DGCCRF), et de non respect du dispositif, les sanctions encourues peuvent être : l’interdiction temporaire d’exercer (jusqu'à 5 ans), le blâme, l’avertissement, les sanctions pécuniaires.
En novembre 2018, les autorités ont constaté que 90% des agences immobilières étaient non-conformes au dispositif. De fait, les contrôles et les sanctions deviennent plus fréquents.
ATTENTION : L’intervention d’une banque ou d’un notaire ne vous dispense pas de vos obligations de vigilance et de déclaration. De plus, en cas de non déclaration, le professionnel peut être condamné par la justice.
Les conseils du coach Immo.
Pour ne pas risquer de sanction, veillez à :
Disposer, à l’accueil de l’agence (ou tout autre endroit facilement accessible pour votre personnel), un dossier Tracfin intégrant tous les formulaires interne de vigileance, un exemplaire de la dernière commission Tracfin.
Conserver les attestions de formation au dispositif Tracfin.
Conservez toutes les notes de service, compte-rendus et courriels attestant de votre obligation d’informer vos collaborateurs.
Archiver pendant 5 ans les documents et informations de vos clients (identité, élément relatifs aux opérations effectuées…) afin d’être en mesure de justifier les décisions prises.
Compléter et afficher dans votre agence notre document « les obligations Tracfin » (fichier pdf à télécharger dans l'espace privé). Ce document informe vos collaborateurs de leurs obligations, et son affichage montre votre implication (en cas de contrôle).
[ Pour télécharger cette affiche, inscrivez-vous gratuitement à notre espace privé ]
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